Cómo Usar Los Recordatorios y Notificaciones de Facturación de Splynx

El software de facturación de Splynx fue diseñado para hacer que la comunicación con tus clientes fluya los más fácil y sencillo posible. Las automatizaciones juegan un rol clave en mantener la velocidad, eficiencia y precisión de los procesos. Las auto-notificaciones y recordatorios de Splynx garantizan que tanto los proveedores de banda ancha como el cliente se mantengan informados acerca del progreso de sus casos.

En el sistema de facturación de Splynx, puedes crear Notificaciones automatizados y Recordatorios de Pago al introducirlos en la configuración de las Finanzas.

Notificaciones al Crear una Factura, Factura Proforma o Pago

Cada una de tus notificaciones puede ser customizada con los siguiente parámetros:

  • Automáticamente enviar la notificación después de ser creada – habilita/deshabilita la opción de enviar notificaciones automáticamente después de crear el Pago.
  • Asunto –   escribe el asunto del mensaje de notificación.
  • Planilla – elige entre diferentes planillas de notificación.
  • Demora al enviar – escoge a cuántas horas luego de realizar un Pago se enviará la notificación. Las opciones son: entre 1, 3, 6, 12, 24, 48 o 72 horas.
  • Días hábiles – selecciona los días de la semana en el que las notificaciones serán enviadas. Pueden ser enviadas luego de un retraso seleccionado en las horas del primer día hábil.
  • Horario de trabajo – selecciona las horas de trabajo para el envío de la notificación. Las notificaciones serán enviadas  luego de elegir la demora en las horas del primer día hábil.
  • Adjuntar recibo – puedes habilitar o deshabilitar la opción de adjuntar un recibo (exclusivamente para las Notificaciones de Facturas Proforma)

Cuando una Factura, Factura Proforma o Pago sea realizado, el cliente recibirá una notificación mediante correo electrónico con sus archivos adjuntos.

Notificaciones Prepagadas

Las Notificaciones Prepagadas pueden ser usadas para enviar a los clientes un correo electrónico, SMS o correo electrónico+SMS para notificarles acerca de su saldo bajo y recordarles de realizar el pago por el servicio de banda ancha.  Si el cliente tiene una facturación tipo Prepago, el cual también será notificado por el proveedor de banda ancha acerca de su saldo actual en Portal de Cliente → Servicios. El software de facturación de Splynx permite generar 3 antes de bloquear notificaciones y cada una de ellas puede ser configurada dentro de los siguientes parámetros:

  • Hora de envío – escoge la hora en la que la notificación Prepagada será enviada.
  • Enviar la notificación –  habilita/deshabilita la opción de enviar notificaciones Prepagadas.
  • Días antes del bloqueo – escoge y escribe cuántos días quedarán hasta bloquear al cliente.
  • Enviar a – selecciona la opción de envío de la notificación prepagada: Correo Electrónico, SMS o Correo Electrónico+SMS. La información acerca de la configuración de SMS puede encontrarse en nuestra página tutorial – Configuración de SMS.
  • Asunto – escribe el asunto del mensaje de Notificación.
  • Planilla de Correo Electrónico – escoge la planilla para el correo electrónico de notificación.
  • Planilla de SMS – escoge la planilla para el SMS de notificación.

Recordatorios de Pago

Los Recordatorios de Pago son usado en la Facturación Recurrente. El sistema de facturación de Splynx permite establecer un recordatorio de pago a través de correo electrónico, SMS o correo electrónico+SMS tres veces por cada factura atrasada. Los recordatorios pueden ser ajustado bajo los siguiente parámetros:

  • Habilitar Recordatorios – habilita o deshabilita los recordatorios automáticos.
  • Tipo de mensaje – escoge el tipo de mensaje a enviar los recordatorios: Correo Electrónico, SMS, Correo Electrónico+SMS. Puedes encontrar información acerca de la configuración de los SMS  en nuestra página tutorial – Configuración de SMS.
  • Hora de envío – escoge la hora para enviar los recordatorios.
  • Recordatorio del día #1 – selecciona en cuántos días te gustaría que fuese enviado el Primer Recordatorio.
  • Asunto #1 – escribe un asunto para el 1er. Recordatorio.
  • Recordatorio del día #2 – selecciona en cuántos días te gustaría que fuese enviado el Segundo Recordatorio.
  • Asunto #2 – escribe un asunto para el 2do. Recordatorio.
  • Recordatorio del día #3 – selecciona en cuántos días te gustaría que fuese enviado el Tercer Recordatorio.
  • Asunto #3 – escribe un asunto para el 3er. Recordatorio.)
  • Adjunta facturas pendientes con recordatorios al correo electrónico – elige esta opción para adjuntar facturas sin pagar al correo electrónico.

 

Una atractiva interfaz de usuario muestra el “Calendario” al lado de los “Ajustes de los Recordatorios” para que el usuario fácilmente pueda gestionar el cronograma de los recordatorios.

Encuentra más información acerca de cómo el marco de Splynx provee diferentes opciones de notificación y la automatización de los recordatorios en el documento de nuestra página web: https://doc.splynx.com/display/SPL/Finance+configuration

 

Determinando Roles de Usuario, Permisos y Accesos

Para lograr más granularidad y reforzar la seguridad de las cuentas de usuario, el software de facturación de Splynx soporta múltiples usuarios que puedes agregar, modificar o eliminar mediante diferentes ajustes, permisos y roles.

Durante la creación o la edición de una cuenta de usuario en el software de Splynx puedes determinar el rol del usuario, agregar permisos específicos y permitir o restringir acceso en diferentes niveles.

Splynx facilita para los gestores ISP asignar permisos al proveer roles “predefinidos” de donde elegir. Estos roles y sus permisos son completamente personalizables al nivel de administrador. Al seleccionar uno de los roles predefinidos (Súper administrador, administrador, creador de clientes, gestor financiero, gestor, nuevo rol) durante la creación de una cuenta de usuario, el sistema de facturación aplica los ajustes relevantes de permiso para ese rol. Todos los permisos son completamente controlados a través de roles de usuarios configurables que determinan cuáles usuarios tienen acceso a ciertos datos y funciones del sistema. No hay límites con respecto al número de roles que pueden crearse, permitiendo el control granular de lo usuarios en tu negocio.

El intuitivo panel de control de Splynx junta todas las opciones requeridas para configurar los roles y los permisos de los grupos y posee una estructura flexible.

Para asignar un rol a una cuenta de usuario en el software de facturación de Splynx, sigue los siguientes pasos:

  1. En la sección de Cuenta en la barra de navegación principal, haz clic en los ajustes de Administración.
  2. Selecciona la pestaña de Roles y crea una lista de todas las cuentas de usuario que administrarán Splynx (haz clic en el icono de Agregar Usuario en la esquina superior derecha)

Desde el menú desplegable de Seleccionar, elige uno de los siguiente roles:

  • Súper Administrador
  • Administrador
  • Creador de clientes
  • Gestor financiero
  • Gestor
  • Nuevo Rol (Para personalizar tus propios roles)

Luego que seleccionar un rol particular para la cuenta de usuario, el sistema de gestión de Splynx automáticamente aplica los permisos predefinidos para este rol (basándose en los ajustes más típicos). De ser necesario, puedes adicionalmente customizar los niveles de permiso (agregar, modificar o eliminar) para un usuario después de seleccionar un rol en la pestaña de Permisos:

Principales campos para cambiar serán:

  • Tablero
  • Planes tarifarios
  • Clientes
  • Finanzas
  • Redes
  • Soporte
  • Administración
  • Configuración

Al hacer clic en cada campo, serás capaz de cambiar permisos particulares para diferentes subcategorías de ese campo.

Splynx soporta la autetificación de dos factores. Un ajuste de seguridad que le permite a los administradores del sistema implementar acceso personalizados a las herramientas de software de Splynx mediante la estabilización de Google Authenticator.

Default roles in detail

broadband packages in Splynx

Variabilidad del paquete de banda ancha – la clave del éxito para los ISP

Uno de la parámetros claves al momento de escoger un proveedor es la amplia variedad de precios de banda ancha para que un cliente potencial pueda encontrar exactamente el producto que se ajuste idealmente a sus necesidades actuales. Una calificación detallada de los servicios y los planes provee un aumento en las ventas debido a que la mayoría de los usuarios finales pueden seleccionar la tarifa que necesitan y por lo tanto sentir que su compra como una elección racional. Además, la compañía de servicio de Internet debería anticipar las crecientes necesidades de los usuarios y, consecuentemente, crear planes de precios y servicios. Para asegurar que un proveedor de servicio de Internet pueda plenamente proporcionarle a los usuarios finales con diferentes opciones con respecto a las ofertas tarifarias de banda ancha, Splynx ha desarrollado funciones de facturación tanto para planes tarifarios Estándar ( facturación pospago, facturación prepago, facturación recurrente), como para Planes Personalizados.

Splynx posee 4 opciones para ajustar los precios de banda ancha:

  1. Planes tarifarios de Internet

Los planes tarifarios de Internet le permite al proveedor del servicio asignar el precio mensual, la velocidad de descargar, la velocidad de carga, disponibilidad de datos, socios (revendedores), IVA, priorización de los paquetes IP de los clientes, agregación, límite de la rafagas, límite de las rafagas y tiempo de las rafagas. Conoce más acerca del portal de Splnx: https://doc.splynx.com/display/SPL/Internet+plans

  1. Planes tarifarios de voz

Al usar esta opción, los proveedores del servicio de banda ancha pueden cobrar a los clientes una tarifa mensual por servicios de voz tales como VoIP, número de cargo, número de renta o plan móvil. Además, Splynx puede procesar el registro detallado de llamadas (CDR) de plataformas de voz, adjuntar llamadas desde la CDR al cliente correcto, crear transacciones para el uso de voz y crear una factura combinada por servicios de voz e Internet. Puedes encontrar más información acerca de los ajustes de Splynx en: https://doc.splynx.com/display/SPL/Custom+plans

  1. Planes tarifarios a la medida

Con los planes tarifarios personalizados, los proveedores de Internet son capaces de cobrarle a los usuarios por servicios IPTV, direcciones IP públicas y arrendamiento de equipos o hosting. Sigue este link para ver más detalles acerca de cómo ajustar un plan personalizado en Splynx

https://doc.splynx.com/display/SPL/Custom+plans

  1. Planes tarifarios de límite de datos

Los límites del uso de Internet – y los cargos por excedente – son una característica de la mayoría de los paquetes de Internet e inalámbricos. Para aquellos proveedores que no ofrecen datos ilimitados con planes de Internet, el software de facturación de Splynx posee una función CAP. CAP es una función que le permite a los ISP proveer servicios de Internet con un límite mensual de datos y facturar a los clientes por datos adicionales. La ventaja de esto es que los usuarios pueden pagar más para extender su CAP usando la herramienta recargo (Top Up). El administrador diseña los planes de recargo disponibles para los clientes además de sus planes de Internet regulares. Ve más en https://doc.splynx.com/display/SPL/Capped+plans+and+Top-Ups

  1. Paquete de Planes

En cuanto a facturación, puedes vincular ciertos servicios en un plan único, también conocido como paquete. Un Paquete de Planes es una nueva forma de plan diferente de la versión 2.1 y que te permite agrupar servicios de Internet, voz y personalizados en un solo paquete haciendo posible establecer un precio combinado por el grupo de servicios. También mejora la gestión del servicio si un cliente tiene más de un servicio. https://doc.splynx.com/display/SPL/Bundle+Plans

Splynx client portal interface

Los portales de clientes personalizados son poderosas herramientas para los Proveedores de Servicios de Internet

En el mercado de los ISP, el diferenciador clave es proveer un gran servicio al cliente, lo que he creado mediante una experiencia de usuario personalizable. La automatización de los portales de cliente le permiten a los ISP no solo provee óptimos servicios de procesamiento en cadena, sino también reducir costos laborales y solucionar problemas operacionales internos.

El sistema  de facturación Splynx provee la autogestión de portales de clientes personalizados para usuarios de ISP Inalámbrico (WISP). Asimismo, Splynx es la columna central de los ISP respecto a varias tareas importantes incluyendo: Gestión de Relación con el Cliente, Administración de Red, Servidor RADIUS  y Ajustes del Sistema. Nuestros portales proporcionan a tus clientes con un sinfín de beneficios desde acceso las 24 horas, herramientas fáciles de usar, información acerca del servicio o el producto e integración NOC.

Un portal de cliente automatizado mejora la calidad de atención al cliente de los ISP de la siguiente manera:

  1. Reducción del volumen de llamadas al centro de contacto

El 40% de los clientes prefieren un servicio de autogestión por encima del contacto humano, por lo tanto el portal de cliente es una herramienta crítica al trabajar con clientes. El portal de clientes reduce la necesidad del centro de contacto de lidiar con altos volúmenes de llamadas relacionadas a la solicitud de: cambiar los ajustes del servicio, mejorar productos/servicios, habilitar ajustes de seguridad y visualizar/descargar facturas y estados de cuenta. Construido para tu modelo de negocio, nuestro portal de cliente reduce tanto a los clientes como al personal de atención de las prolongadas (y frustrantes) llamadas telefónicas.  

  2. Reducción de gastos mediante la automatización de los procesos operacionales

Splynx funciona contigo para crear un sistema empresarial de automatización personalizado en el portal del cliente, el cual optimiza acciones en el proceso de trabajo tales como: activaciones, cancelaciones y otras funciones sin contratiempos. Las solicitudes son eficientemente procesadas a través de la plataforma BSS de Splynx. A su vez, el equipo del centro de llamadas del ISP puede enfocarse en las solicitudes más complejas de los clientes  o las consultas que requieren crucial atención humana y un trato personalizado. La automatización de Splynx le permite a los ISP reducir los costo de operación y expandir servicios fundamentales para su crecimiento.

   3. Marketing y notificaciones exclusivas

Otro gran beneficio de tener un área personal para los clientes es la habilidad de personalizar el marketing orientado. Gracias a las notificaciones y los recordatorios de Splynx, el proveedor de banda ancha tiene la oportunidad de informarles a sus clientes tanto por SMS y correo electrónico, como directamente en el portal de cliente.  Las compañías pueden incentivar a los usuarios a crear una cuenta con el fin de ganar contenido exclusivas y promociones para eventos.

  4. Facturación de clientes y pagos en línea seguros

Un portal diseñado para recibir en tiempo real  toda la información importante de acuerdo a los pagos y servicios es el agregado más valioso para tu compañía. Asegura el flujo de caja al proporcionarle a tus clientes con un portal de pago fácil de usar y protegido. Diseñado para tu empresa, el portal de cliente de Splynx ofrece los siguientes servicios:

  • Pago de facturas del cliente
  • Pagos con tarjeta de crédito
  • Soporte de pasarelas de pago en línea (tal como Paypal y otros similares)
  • Registro de tarjetas de pago para comprar futuras
  • Recibir facturas
  • Acceso al historial de facturas
  • Análisis de los pagos

Aprende más acerca de tu portal personalizado Splynx:

https://doc.splynx.com/display/SPL/Customer+Portal

https://doc.splynx.com/display/SPL/Portal

Administración de Inventario

Splynx brinda a los proveedores de Internet una forma eficiente y sencilla de administrar su inventario y sus existencias. La función está disponible desde la versión 2.0.

El panel de inventario muestra la cantidad de elementos, productos, proveedores y facturas en el sistema. Splynx permite escanear y trabajar rápidamente con códigos de barras.

Los proveedores son las compañías que venden los equipos y emiten las facturas. Splynx almacena y vincula unidades de artículos/equipos con una factura particular del proveedor.

Los productos son los routers, interruptores, cables, antenas y similares. El administrador puede definir el precio predeterminado que usará el sistema cuando el equipo se alquile o venda al cliente. Las marcas almacenan información de la tienda sobre los fabricantes de equipos como Mikrotik, Cisco, Radwin o Ubiquiti.

La sección Artículos es la más utilizada,  se trata de una lista donde podemos manejar todas las unidades de equipo. El administrador puede asignar unidades de equipo a otro administrador, configurarlo como de uso interno, mover unidades de stock a cliente o marcarlas como rotas y enviarlas al proveedor.

 

Códigos de barras. Puede usar cualquier lector de código de barras y escanear el código de barras del equipo para insertarlo en el inventario. Luego puedes buscar la unidad del equipo usando su código de barras. Nuestra función de búsqueda de códigos de barras permite seleccionar múltiples códigos de barras y trabajar rápidamente con un escáner en lugar de escribir cada uno de los números.

 

Puedes ver como funciona la administración del inventario en el siguiente tutorial :