Cuentas, facturación y finanzas en el sistema Splynx

En una actividad empresarial siempre depende del beneficio. Los ISP deben comprobar los pagos de sus clientes, expedir facturas, procesar a aparear los pagos, gestionar el flujo financiero.

finance_dashboard

 

Splynx tiene una herramienta de facturación eficaz con cuatro partes principales:
1. Transacciones
2. Facturas
3. Pagos
4. Requisitos

1. Transacciones
El proceso de facturación entero se basa en transacciones.
La transacción es un asunto principal para facturar y se añade siempre y cuando hayan un flujo o cambios en el balance de la cuenta del cliente:

a. Splynx contará el importe por cada periodo de facturación automáticamente. El administrador puede configurar el día de facturación el primer día de un mes y el cliente se cobrará por un mes calendario.
Además, Splynx sabe hacer una facturación en distintos días para distintos clientes. Por ejemplo, un cliente tendrá como su día de facturación el día 15 de un mes y otro el día 20. Esta acción crea una transacción tipo “+ Debido“.

b. Una transacción se creará después de que un cliente haya pagado. Se puede pagar por una transferencia bancaria, en efectivo o mediante una pasarela de pagos en línea. Splynx apareará el pago con la cuenta del cliente creando una transacción de pago. La transacción será de tipo “- Credito“.

c. Se creará una transacción siempre y cuando el administrador añada o quite dinero desde el balance de cliente.

d. Una corrección eventual también se realizará mediante una transacción.

El sistema de transacciones proporcionará un resumen claro sobre la historia y los cambios del balance de un cliente y los porqués de su cambio.

Billing_transaction

 

2. Facturas

Se pueden usar opciones de trabajar con o sin facturas.
Si no se expidan facturas, Splynx usará el resumen de cada cliente para contar el importe por cada periodo de facturación sin expedir un documento de cuentas.
Si se expiden las facturas, Splynx lo hace automáticamente o las expide el administrador a mano. Se pueden crear las facturas en grupo o por separado. Los PDF de facturas son completamente personalizables. Se pueden exportar todos los documentos creados por Splynx a diferentes formatos para impresión o se pueden enviar a los usuarios finales.
Un ejemplo de la factura completamente personalizada a nuestro cliente:

factura_example

 

3. Pagos

Splynx va procesando los pagos. El cliente puede pagar en efectivo en la oficina de la compañía. En tal caso se usa el módulo de caja en efectivo por el cual se insertan los pagos en el sistema. El acceso del operador-cajero está limitado, sólo puede aceptar e insertar los pagos y mirar los detalles de los clientes. También el administrador puede insertar los pagos en el sistema.

Los ISP suelen tener distintos métodos de pagos. Soportamos transferencias bancarias o la creación de órdenes de pago SEPA. Se procesan las transferencias bancarias automáticamente por las unidades de procesamiento de Splynx. Éstas son los módulos pequeños para cada formato de fichero bancario.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del procesamiento automático bancario:

Payments

Los órdenes de pagos SEPA son ficheros creados por Splynx que los envía al banco que transfiere dinero de las cuentas de clientes a la cuenta de la compañía. Splynx soporta los formatos SEPA diferentes y el formato de cualquier país europeo.

Pasarelas de pago. Vamos añadiendo sin cesar las pasarelas de pago como paypal, etc. El cliente puede pagar a la compañía a través del portal de acceso o en la página web de la pasarela de pago en línea. Una vez recibido el pago por Splynx, se añadirá una transacción.

4. Requisitos
Los requisitos son los documentos no imponibles creados por Splynx. A veces las compañías no expiden facturas, pero envían a los clientes un requisito de pago o una factura pro forma.
Una vez creado el requisito, el balance del cliente no se cambia. La principal razón de tal acción es prevenir que se pague el IVA de los clientes morosos.

Una vez pagado el importe mencionado en un requisito, la compañía puede expedir una factura de impuestos.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de tal documento:

proforma

La herramienta de facturación Splynx es completamente personalizable y escalable con la capacidad de realizar miles de transacciones cada mes. Nuestros clientes utilizan esta herramienta por todo el mundo. Siempre sabemos configurarla de acuerdo con los requisitos locales.
Aquí hay cuatro tutoriales en vídeo que describen la función de cada parte de la herramienta de facturación.

Transacciones

Servicios

Facturas

Pagos